日本工作|擺脫「無用會議」!日本人開會前都先確認這6點

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  • 口袋編輯部

「開會好煩啊~~」不管是新踏入職場的年輕人,還是公司裡的老鳥,都有被冗長會議浪費時間的經驗。本該是要集結大家意見進行效率化討論的「會議」,反倒成了累贅。 對強調「報・連・相」的日本職場文化裡,因為過於執著在報告、聯絡與討論事務上,在日本上班族往往必須花上更多時間進行一些已經不曉得商談過多少次的會議,因為上班時間都在開會,事情做不完,導致加班的惡性循環在傳統企業是屢出不窮。近年來,日本逐漸想要參考國外的管理術,在網路上流傳了備受日本IT系產業主管青睞並試圖推廣的擺脫無用會議的準則。 再召開會議之前以下的六點,都先確認看看,才能讓會議不再是無意義的:

一、有一位會議的負責人

責任帶來效率。如果誰也不用為一場爛會議負責,會議當然永遠只是無用的會議。最少最少,需要有一位認為這場會議攸關大事的負責人。

二、會議的目的已傳達給所有參與者

三、在會議前先確立好這場會議必須達成的目標

四、進行決策時,重要的成員是否全員都參加

既然召開會議,就要確保該參與的員工都參與,且參與的員工中,沒有人只是「假裝在」參與。沒有人因為資訊不對等而錯失發言機會,也就可以真正地達成「交流意見」的目的。

五、確認在開會後,能夠有能力追蹤會議的達成率

常常開會完之後,儘管有做形式上的紀錄,但是卻沒有人去追蹤會議中討論出的結果的達成率,會議等於是浪費彼此的時間,比起開會本身,準備會議「之後」能不能追蹤到參與會議的人在會後的動向才是最重要的,若是沒辦法追蹤到成員,那不如別開會了,只需要郵件通知就好。

六、確認「開會是唯一能解決問題的方法了」

最後,一個忠告:會議這東西能不開就不要開啦。瑣碎雜事請用一封主管mail或一通電話解決就好!


 

當然,世上公司百百種,問題也有百百種,許多員工開會時會「揣測上意」只說老闆想聽的話,或「搞派系」與敵對部門針鋒相對。這些都是除了以上做法之外,還要進一步去克服的問題。 今天文章所提出的六點,可以視為解決無用會議的初步辦法,各位公司主管們不妨試一試,看看結果如何吧!

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二、會議的目的已傳達給所有參與者

三、在會議前先確立好這場會議必須達成的目標

四、進行決策時,重要的成員是否全員都參加

既然召開會議,就要確保該參與的員工都參與,且參與的員工中,沒有人只是「假裝在」參與。沒有人因為資訊不對等而錯失發言機會,也就可以真正地達成「交流意見」的目的。

五、確認在開會後,能夠有能力追蹤會議的達成率

常常開會完之後,儘管有做形式上的紀錄,但是卻沒有人去追蹤會議中討論出的結果的達成率,會議等於是浪費彼此的時間,比起開會本身,準備會議「之後」能不能追蹤到參與會議的人在會後的動向才是最重要的,若是沒辦法追蹤到成員,那不如別開會了,只需要郵件通知就好。

六、確認「開會是唯一能解決問題的方法了」

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